Over de vacature
over de vacature

2 Managementassistenten 0,6 - 0,8 fte

Functie omschrijving

Het domein Gezondheidszorg en Welzijn wordt aangestuurd door twee directeuren. Je biedt ondersteuning aan een van de twee directeuren die samen verantwoordelijk zijn voor dit domein. Je werkt daarbij nauw samen met de ondersteuner van de andere directeur en met de (secretariaten van de) lectoren en opleidingsmanagers. De directeuren hebben veel interne en externe contacten. Jij bent de perfecte persoon om ervoor te zorgen dat er een correcte planning is en een goede follow-up.

Je werkzaamheden staan in het teken van agendabeheer en planning, het afhandelen van mail en overige correspondentie en (digitaal) archiefbeheer. Je werkt met een grote mate van zelfstandigheid en bent alert op verbetermogelijkheden. In afstemming met de directeur worden actiepunten uitgezet en wordt de voortgang bewaakt.
Je bent de aangewezen schakel om zorg te dragen voor een perfecte logistieke planning en de correcte afhandeling van de daaruit voortvloeiende follow-up, zowel met betrekking tot de in- als de externe contacten van de directie. Je begrijpt dat turbulentie en vele ballen tegelijk in de lucht houden, proactief handelen, snel schakelen en het aanbrengen van prioriteiten kenmerk zijn van de omgeving waarin je werkt en je gaat daar adequaat, flexibel, klantgericht en professioneel mee om. Daarbij zijn discretie en vertrouwelijkheid een must.

Tot je werkzaamheden behoren:

  • het beheren van de agenda en alle daaruit voortvloeiende planningsactiviteiten, zoals bijeenkomsten en vergaderingen binnen en buiten de hogeschool;
  • persoonlijke secretariële, administratieve en algemene inhoudelijke assistentie van de directeur;
  • afwikkeling van correspondentie, schriftelijk en mondeling communiceren, inclusief het redigeren van teksten en het hiertoe verzamelen en bewerken van (aanvullende) informatie;
  • sturen van informatiestromen op basis van urgentie en relevantie en uitzetten van actiepunten en voortgangsbewaking tot en met (het toezien op) de correcte afhandeling en verwerking van inkomende en uitgaande (digitale) post en facturen;
  • het administratief / organisatorisch voorbereiden van vergaderingen en andere bijeenkomsten, completeren en archiveren van vergaderstukken, notuleren, het bewaken van de voortgang en de afdoening van de daarin gemaakte afspraken en genomen besluiten;
  • het onderhouden van (telefonische) interne en externe contacten over algemeen inhoudelijke aspecten van in behandeling zijnde onderwerpen;
  • verstrekken van informatie en fungeren als vraagbaak, in- en extern;
  • fungeren als centrale contactpersoon voor diensten en externen;
  • het opzetten en onderhouden van een digitaal archief in afstemming met de academies: het aanleggen van werk- en vergaderdossiers naar onderwerp of project en het bijhouden van werk- en vergaderdossiers ten behoeve van de directie;
  • het samenstellen van overzichten t.b.v. managementinformatie;
  • het maken van het basisjaarrooster voor de academies van het domein;
  • ondersteunen bij een goede en soepele samenwerking binnen het domein, maar ook met de andere domeinen, diensten en externe relaties;
  • bijdragen aan open dagen of organisatie van andere domeinbrede evenementen.

Wij verwachten dat je:

  • een relevante opleiding hebt en beschikt over een HBO werk- en denkniveau;
  • proactief bent en je professioneel inzet bij het invullen van de werkzaamheden en de inhoudelijke doorontwikkeling daarvan;
  • een aantal jaren relevante werkervaring hebt in een vergelijkbare functie;
  • ervaring hebt met het opzetten van archiveringssystemen;
  • integer bent en goed weet om te gaan met vertrouwelijke informatie;
  • zeer accuraat, representatief, flexibel, stressbestendig en tactvol bent en over prima organiserend vermogen en over een groot aanpassingsvermogen beschikt;
  • goede communicatieve en sociale vaardigheden hebt en beschikt over een verbindend vermogen;
  • goed om kunt gaan met ad-hoc situaties en daarbij uitstekend bestand bent tegen wisseling in opdrachten en prioriteiten ten gevolge van de sterk dynamische omgeving waarbinnen Zuyd, het domein en de academies opereren;
  • beschikt over alle secretariële vaardigheden en attitudes, die nodig en wenselijk zijn voor het goed en zelfstandig uitoefenen van de functie;
  • een prettige persoonlijkheid bent, die op basis van een open en constructieve samenwerking goed in teamverband opereert, met oog voor het resultaat van het team als geheel;
  • doortastend bent, met gevoel voor verhoudingen en met oog voor het bredere kader waarbinnen de directie en het management in- en extern opereert;
  • beschikt over een brede kennis van en ervaring met kantoorautomatisering (MS-Office);
  • de Nederlandse taal in woord en geschrift uitstekend beheerst, beheersing van het Engels en / of Duits is een pré.

Domein Gezondheidszorg en Welzijn

Het domein Gezondheidszorg en Welzijn bestaat uit de Academies voor Ergotherapie, Fysiotherapie, Logopedie, Mens en Techniek, Vaktherapie, Verloskunde, Verpleegkunde en Sociaal Werk.

Arbeidsvoorwaarden

Wij bieden een arbeidsovereenkomst van minimaal 0,6 fte (een hoger aantal uren is bespreekbaar) voor de duur van een jaar; bij volledig en volwaardig functioneren bieden we uitzicht op een vaste benoeming.
Het salaris is afhankelijk van opleiding en relevante werkervaring. De functie is ingeschaald op schaal 7 CAO-HBO en kent als maximum een bedrag van € 3.264,65 bruto per maand bij een fulltime aanstelling.

Interesse en solliciteren

Heb je interesse?
Dan kun je een belafspraak maken met Hedwig Darley of Ellen Leers, beiden directeur Gezondheidszorg en Welzijn: 045-4006361 of via e-mail; hedwig.darley@zuyd.nl of ellen.leers@zuyd.nl.

Sollicitatie:
Je kunt vóór 15 mei a.s. solliciteren door het invullen van je persoonlijke gegevens en het uploaden van je motivatiebrief en CV op deze website.

De sollicitatiegesprekken vinden plaats op vrijdagmiddag 20 mei a.s. op de locatie Nieuw Eyckholt 300 in Heerlen.

Sollicitaties die rechtstreeks naar de contactpersoon of op een andere wijze worden verstuurd, worden niet verwerkt.

Domein Gezondheidszorg en Welzijn

Nieuw Eyckholt 300
6419 DJ
Deel deze vacature Share this vacancy

Blijf op de hoogte!

Open sollicitatie

Hoe is het om te werken bij Zuyd?

Maak Job Search Agent
Zuyd Hogeschool gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en vacatures af te stemmen op je interesses.